Politica de retenție (stocare) a datelor personale
1. Operatori asociați a datelor cu caracter personal:
Societatea NUNTA LA MARE SRL
Adresa sediului social: Strada Maior Gheorghe Șonțu nr. 4 B, Mangalia, cod poștal 905500, Jud. Constanța, România
Societatea DRAGOSTE DE MARE SRL
Adresa sediului social: Strada Maior Gheorghe Șonțu nr. 4 B, Mangalia, cod poștal 905500, Jud. Constanța, România
Denumiți în continuare „Nuntă la Mare”, „noi”
Ne puteți contacta prin:
E-mail: nuntalamareromania@gmail.com
Prin poștă: adresa sus-menționată.
2. General
Nevoia de a păstra date cu caracter personal variază în funcție de tipul de date care sunt prelucrate. Unele date pot fi șterse imediat, iar altele trebuie să fie stocate până în momentul în care utilitatea viitoare a acestora nu mai este o posibilitate. Există cazuri în care datele cu caracter personal sunt stocate o perioadă limitată de timp, termenele de stocare fiind astfel impuse de reglementările legale aflate în vigoare, aplicabile la nivel național sau al Uniunii Europene.
În alte cazuri, termenele de stocare trebuie să fie stabilite de către fiecare organizație în parte, în funcție de activitatea acesteia, ținând cont de principiile de prelucrare a datelor prevăzute în cadrul Regulamentului UE 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date („GDPR”). Deoarece stabilirea de către noi, a termenelor de prelucrare și de retenție a datelor personale poate fi un demers oarecum subiectiv, implementarea unei Politici de retenție este importantă pentru a se asigura că regulile implementate privind stocarea datelor sunt aplicate în mod constant în întreaga organizație.
Ca regulă generală, vom stoca datele dumneavoastră cu caracter personal cât timp aveți un cont pe site-ul ori ați achiziționat un produs de la noi. Puteți să ne solicitați oricând ștergerea anumitor informații și vom da curs acestor solicitări, sub rezerva păstrării anumitor date, în situațiile în care legislația aplicabilă sau interesele noastre legitime o impun.
3. Politica de stocare
Domeniul de aplicare al prezentei Politici acoperă toate datele noastre, respectiv datele stocate în sistemele informatice ale acesteia, datele furnizate de noi în mass-media, datele închiriate sau provenite din colaborările și parteneriatele contractuale, indiferent de locația în care aceste date sunt prelucrate.
Politica de stocare din cadrul Nuntă la Mare este un instrument care oferă garanția că cerințele GDPR, legile și reglementările relevante din domeniul protecției datelor cu caracter personal sunt respectate.
4. Solicitări cu privire la Politica de stocare a datelor personale (retenție)
Nu ne propunem să adoptăm o abordare de genul „salvează totul”. Cu toate acestea, anumite date trebuie să fie păstrate pe termen lung, pentru a proteja interesele societății, pentru a salva dovezi cu privire la prelucrarea sau ștergerea conform legii și a prezentei Politici a datelor cu caracter personal prelucrate, dacă Nuntă la Mare consideră că este necesar, și în general, pentru a ne conforma bunelor practici comerciale.
Unele dintre cele mai importante motive pentru stocarea pe termen lung a datelor de către Nuntă la Mare, sunt următoarele:
- Reclamații privind calitatea serviciilor noastre;
- Litigii;
- Investigarea accidentelor de muncă;
- Anchetă privind producerea unui incident de securitate;
- Reglementări legale;
- Siguranța proprietății intelectuale.
5. Solicitări cu privire la Politica de stocare a datelor personale (retenție)
DEPARTAMENT: RELAȚII CU CLIENȚII
ACTIVITATE DE PRELUCRARE:
Baza de date în care stocăm informații despre dumneavoastră:
- prin crearea conturilor de utilizator; sau
- prin transmiterea informațiilor prin alte mijloace, precum contactarea noastră prin mijloacele de comunicare puse la dispoziție, completarea unui formular de contact ori abonarea la newsletter-ul nostru;
- prin lăsarea unei recenzii a unui produs; prin achiziționarea și primirea unui produs;
prin folosirea site-ului.
PERIOADA DE RETENȚIE:
Pe timpul executării contractului, plus 5 (cinci) ani de la încetarea raporturilor juridice.
Dacă datele au fost furnizate pe baza consimțământului, stocăm datele până la data solicitării ștergerii datelor sau până la data la care am aflat că datele au devenit inactive.
În mod particular, actualizăm această bază de date ori de câte ori avem sau ni se aduce la cunoștință despre modificări ale acestor date și în orice caz, în fiecare an operăm actualizarea bazei de date și eliminăm prin ștergere informațiile care nu mai sunt actuale.
DEPARTAMENT: RELAȚII CU CLIENȚII
ACTIVITATE DE PRELUCRARE:
E-mail primit de la dumneavoastră pentru formularea unei reclamații.
PERIOADA DE RETENȚIE:
3 (trei) ani de la data primirii acestuia în format fizic și/sau în format electronic.
3 (trei) ani de la data primirii acestuia în format fizic și/sau în format electronic. Dacă respectivele e-mailuri nu au impact juridic sau economic important pentru activitatea noastră, atunci acestea pot fi șterse la intervale mai scurte în funcție de decizia punctuală stabilită în ierarhia internă a organizației.
DEPARTAMENT: RELAȚII CU CLIENȚII
ACTIVITATE DE PRELUCRARE:
E-mail primit de la dumneavoastră pentru solicitări legate de activitățile de prelucrare a datelor personale de către noi.
PERIOADA DE RETENȚIE:
3 (trei) ani de la data primirii acestuia în format fizic și/sau în format electronic. Dacă respectivele e-mailuri nu au impact juridic sau economic important pentru activitatea noastră, atunci acestea pot fi șterse la intervale mai scurte în funcție de decizia punctuală stabilită în ierarhia internă a organizației.
DEPARTAMENT: RELAȚII CU CLIENȚII
ACTIVITATE DE PRELUCRARE:
E-mail primit de la dumneavoastră pentru solicitări legate de activitățile de prelucrare a datelor personale de către noi.
PERIOADA DE RETENȚIE:
3 (trei) ani de la data primirii acestuia, în format fizic și/sau în format electronic.
DEPARTAMENT: MARKETING
ACTIVITATE DE PRELUCRARE:
Informații despre participarea în cadrul unor campanii organizate pe paginile noastre din rețelele de socializare (precum Facebook, Instagram).
PERIOADA DE RETENȚIE:
3 (trei) ani de la data finalizării campaniei.
DEPARTAMENT: LOGISTICĂ
ACTIVITATE DE PRELUCRARE:
Facturi, registre contabile și documentelor justificative care au stat la baza înregistrărilor financiar contabile.
PERIOADA DE RETENȚIE:
Între 5 (cinci) ani și 10 (zece) de la data emiterii/ înscrierilor din acestea, conform termenelor prevăzute în mod legal.
DEPARTAMENT: RELAȚII DE AFACERI
ACTIVITATE DE PRELUCRARE:
Contractele încheiate de noi cu furnizorii.
PERIOADA DE RETENȚIE:
10 (zece) ani de la data încetării contractului.
DEPARTAMENT: RELAȚII DE AFACERI
ACTIVITATE DE PRELUCRARE:
Contracte de parteneriat încheiate de noi pentru evenimentele comerciale de promovare organizate de noi.
PERIOADA DE RETENȚIE:
10 (zece) ani de la data încetării contractului.
DEPARTAMENT: RELAȚII DE AFACERI
ACTIVITATE DE PRELUCRARE:
Cărțile de vizită colectate în cadrul întâlnirilor de afaceri.
PERIOADA DE RETENȚIE:
1 (un) an de la data ultimului contact.
DEPARTAMENT: RELAȚII DE AFACERI
ACTIVITATE DE PRELUCRARE:
Date personale, precum: numele, funcția și datele de contact ale reprezentanților firmelor cu care colaborăm.
PERIOADA DE RETENȚIE:
10 (zece) ani de la data încetării contractului (în cazul în care se află în contractele încheiate);
Până la data solicitării ștergerii datelor (dacă au fost obținute pe baza consimțământului) sau până la data la care am aflat că datele au devenit inactive.
DEPARTAMENT: SISTEME IT
ACTIVITATE DE PRELUCRARE:
Datele de trafic obținute din fișiere de tip „cookies” și în urma analizei traficului pe website, aplicație de mobil și rețele sociale.
PERIOADA DE RETENȚIE:
5 (cinci) ani de la încetarea relației contractuale.
Pentru informații cu privire la termenele de stocare ale unor activități de prelucrare a datelor personale, care nu se regăsesc specificate în prezenta Politică, vă rugăm să transmiteți solicitările dumneavoastră prin mijloace de comunicare puse la dispoziție la începutul acestei Politici.
7. Planul de retenție
Lista care conține perioadele recomandate de păstrare în evidențele noastre (sisteme sau arhive fizice) a datelor cu caracter personal ale clienților este furnizat pentru fiecare domeniu de activitate relevant. Perioada de stocare se aplică în mod implicit tuturor înregistrărilor din categoria respectivă și va fi respectată ori de câte ori este posibil, deși admitem că pot exista circumstanțe excepționale care necesită păstrarea documentelor fie pentru perioade mai scurte, fie mai lungi. În cazul în care înregistrările sau documentele individuale necesită o perioadă de păstrare diferită de cea recomandată, Nuntă la Mare trebuie contactată pentru a discuta cerințele specifice de stocare.
8. Distrugerea datelor
Distrugerea datelor este o componentă esențială în cadrul normelor de stocare a datelor cu caracter personal neutilizate în activitatea noastră viitoare. Distrugerea datelor asigură utilizarea în mod eficient a datelor colectate în cadrul activității, ceea ce face ca gestionarea datelor și recuperarea acestora să fie posibilă și rentabilă.
Când perioada de retenție expiră, Nuntă la Mare trebuie să distrugă în mod activ datele acoperite de această Politică. Dacă un angajat (sau colaborator) care are acces la datele personale prelucrate consideră că anumite date nu ar trebui să fie distruse, acesta/aceasta ar trebui să contacteze superiorul direct, Responsabilul cu Protecția Datelor, consultantul extern privind activitățile de prelucrare a datelor personale ale noastre sau, în lipsa acestuia, a managementului direct, astfel încât să poată să fie luată în considerare o excepție de la regulile instituite în prezenta Politică. Întrucât această decizie are implicații juridice pe termen lung, excepțiile vor fi făcute doar de un membru sau de membrii echipei de conducere.
Nuntă la Mare îi îndrumă în mod special pe angajați (sau pe colaboratori) să nu distrugă date care încalcă această Politică.
Distrugerea datelor pe care un angajat (sau colaborator) le poate considera dăunătoare pentru noi sau distrugerea datelor în încercarea de a ascunde o încălcare a legii sau a prevederilor prezentei Politici sunt demersuri în mod explicit interzise.
9. Solicitările de ștergere a datelor
Puteți solicita ștergerea datelor cu caracter personal trimițând un email pe adresa nuntalamareromania@gmail.com, în care trebuie să precizați următoarele:
- Datele dumneavoastră de contact pentru transmiterea răspunsului/punctului nostru de vedere;
- Numele dumneavoastră;
- Activitățile de prelucrare prin care datele au fost colectate sau procesate (campanii de marketing, promoții, etc.);
- Tipul datelor colectate sau prelucrate pe care doriți să le ștergeți;
- Numărul total de înregistrări care trebuie șterse, dacă se aplică;
Termenul de răspuns la solicitarea transmisă este de 20 zile lucrătoare de la data transmiterii solicitării. În măsura în care complexitatea solicitării dumneavoastră implică necesitatea prelungirii termenului de răspuns, această perioadă nu va putea depăși 35 de zile lucrătoare de la data transmiterii solicitării. În acest sens, un reprezentant de-al nostru vă va comunica situația solicitării transmise.
În măsura în care solicitarea transmisă se va soluționa după evaluarea acesteia cu ștergerea datelor dumneavoastră, vom trimite în atenția dumneavoastră un document care reprezintă punctul nostru de vedere cu privire la solicitarea dumneavoastră și acțiunile întreprinse, prin mijlocul de comunicare agreat. Documentul va cuprinde cel puțin următoarele informații:
- Scopul/scopurile pe bază pentru care datele au fost prelucrate;
- Date care au fost șterse/eliminate/distruse și activitatea de prelucrare din cadrul Nuntă la Mare de care acestea au aparținut;
- Numărul de înregistrări eliminate.
Dacă documentul va fi transmis fizic, acesta va fi semnat de un reprezentant al Nuntă la Mare și este stocat și scanat în format fizic, pentru o perioadă de 3 ani de la data transmiterii notificării, urmând ca după această perioadă documentul original să fie distrus și reciclat. Dacă punctul de vedere va fi transmis prin email, acesta va fi stocat pe serverele nosatre pentru o perioadă de 3 ani de la data transmiterii acestuia către dumneavoastră pe adresa de e-mail furnizată, apoi va fi șters.
Dacă trimiteți o solicitare către Nuntă la Mare în vederea accesului la activitățile de procesare a datelor dumneavoastră personale, vă rugăm să aveți în vedere că, din cauza procesării continue a datelor dumneavoastră personale și luând în considerare rutina stabilită în sistemele noastre pentru ștergerea informațiilor prelucrate în condițiile prezentei Politici, încercăm să vă menținem datele actualizate și exacte în orice moment. Astfel, această procesare de rutină poate implica modificarea sau ștergerea informațiilor personale pe care le procesăm, după ce ați trimis o solicitare către noi. În acest caz, Nuntă la Mare va furniza informațiile deținute în momentul în care vă trimitem răspunsul, chiar dacă acestea diferă de informațiile pe care le-am avut stocate la data trimiterii solicitării. Rețineți că ștergerea datelor dumneavoastră personale este o procedură pe care Nuntă la Mare ar fi efectuat-o chiar dacă nu ați fi trimis solicitarea.
10. Dezvoltare continuă
Perioadele de stocare (retenție) vor fi menținute de către Nuntă la Mare care va efectua modificări, completări și actualizări, ori de câte ori legislația, orientările Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau modificările organizaționale sau structurale ale Nuntă la Mare, impun aceste schimbări.
11. Actualizări
Politică noastră de stocare a datelor personale (retenție) poate fi modificată din când în când (în general, pentru a respecta legislația și practicile privind protecția datelor). Versiunile actualizate vor fi publicate pe site.
